Datagedreven experimenteren

Vraagt u zich af wat u concreet kunt doen met gebruiksinformatie van uw kantoor? Overweeg dan eens onze aanpak voor datagedreven experimenteren: LEAN Office. Experimenteer met gebouwgebruik en gedrag van kantoorgebruikers op basis van de principes van LEAN Startup.

Experimenteer met challenges. Gebruik duurzaamheid en gezondheid als motivatoren. Betrek uw kantoorgebruikers, om het beter te doen. Zo creëert u draagvlak en voorkomt u discussies. U voert pas wijzigingen door, als u er zeker van bent dat het werkt.

Dit geeft voordelen voor uw organisatie, zoals robuustheid door flexibiliteit, duurzaamheid, productiviteit en betrokkenheid. Ook kunt u veel kosten besparen als blijkt dat u veel minder ruimte per FTE nodig heeft.

Overzicht LEAN OFFICE proces

LEAN Office

Formuleer ideeën, kies de beste, maak een plan en bereid het experiment voor.

Start het experiment, verzamel data met Officelynq SPACE en verzamel feedback van kantoorgebruikers.

Leer van de data wat wel/niet werkt, en krijg weer nieuwe ideeën. Wat werkt schaalt u op.

Voorbeeld

Idee: Op basis van metingen en het geleerde van de huidige situatie, denken we dat het mogelijk is om verdiepingen te sluiten. Op maandagen en dinsdagen 1 van de 6, 2 op de donderdagen en 4 op woensdagen en vrijdagen.

Plan: We gaan gedurende 2 weken proberen wat er gebeurd als we dit doorvoeren. Daartoe communiceren we hierover met de organisatie (doel, duurzaamheidsimpact, feedback contactpunt enz.) en vragen om medewerking. Vragen om de betreffende verdiepingen op die dagen niet te gebruiken, maar verbieden het niet. Dagen de kantoorgebruikers uit met een challenge om de bezettingsgraad van de andere verdiepingen boven de 70% te krijgen. Traktatie bij succes! We tonen de challenge met ludieke borden bij alle verdiepingen. Het experiment is geslaagd bij minder dan 5 terechte klachten en als de ‘gesloten’ verdiepingen ook daadwerkelijk vrij blijven.

Voorbereiding: communicatie, plaatsen borden, inrichten contactpunt feedback, enz.

Experimenteren: We meten tijdens die 2 weken het gebouwgebruik met Officelynq SPACE, en wat er binnenkomt aan feedback. Tussentijds motiveren we of sturen we bij door kantoorgebruikers te laten weten hoe het gaat.

Data: Aan het einde van de periode hebben we harde data uit het meetsysteem en zachte data uit de feedback.

Leren: We verwerken de data tot informatie. Voor de harde data gebruiken we de Management Portal. We analyseren en leren ervan. We nemen niets zomaar aan en vragen door bij de kantoorgebruikers die klachten ingediend hebben. Zo weten we precies wat er aan de hand was. Zegt men bijvoorbeeld dat er geen plek is, omdat ‘hun informele vaste plek’, wat eigenlijk een flexplek is, bezet was? Of was er geen plek in de buurt van een bepaalde collega? Of iets anders? We gaan daarover in gesprek, en communiceren wat we ermee doen. Het geleerde is weer bron voor nieuwe of aangepaste ideeën.

Inspiratie

Zo kunt u met datagereven experimenteren redelijk eenvoudig en laagdrempelig ideeën testen en duurzaamheidsbewustzijn creëren. Pas als u weet wat werkt, kunt u meer ingrijpende aanpassingen doen, zoals bijvoorbeeld het aanpassen van het gebouw of het afstoten van gebouwen of verdiepingen.

Ter inspiratie wat andere voorbeelden voor challenges: ‘piekspreiding’, ‘werken buiten je vlek’, ‘gebruik werkplekken in verklaard stiltegebied i.p.v. gebruik schaarse concentratie cubicles’.