Het anderhalve meter kantoor

Het anderhalve meter kantoor

Wat een bijzondere en rare tijd leven we nu in. Wie had gedacht dat we zo massaal geraakt zouden worden door een virusuitbraak? Voor nu is het de nieuwe realiteit. Het thuiswerken wordt ondertussen zo goed en kwaad als dat kan gefaciliteerd door organisaties. Het is langzamerhand tijd om te kijken naar de nabije toekomst. Hoe gaan we zorgen dat we straks weer veilig en verantwoord op kantoor kunnen werken met anderhalve meter afstand? Graag geven wij u inspiratie en tips hiervoor. Uiteraard is uw commentaar welkom. Dit kunnen we dan mogelijk verwerken in een verbeterde versie.

Beleid

Een makkelijk te begrijpen beleid met richtlijnen is nodig, voordat u weer meer mensen uitnodigt op kantoor. Het herzien van de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) van uw kantoor is de basis. Nu natuurlijk wel aangevuld met de coronamaatregelen die de Rijksoverheid heeft gecommuniceerd (zie nuttige links onderaan). Het gaat erom uw kantoorgebruikers te helpen zich makkelijk aan die maatregelen te houden.

Het aanstellen van iemand die verantwoordelijk is voor de corona-aanpak is aan te bevelen. Deze persoon kan met een multi-disciplinair team de RI&E herzien en uw beleid opstellen. Betrek hierbij ook uw ondernemingsraad of medezeggenschapsorgaan. Dat beleid dient binnen uw organisatie, maar ook naar gasten die in uw gebouw(en) komen gecommuniceerd te worden. Deels kan dit met mail, uw intranet, via de lijn etc. Voor gasten en als herinnering zijn fysieke reminders als borden, posters en flyers, handig.

Dan is er ook nog de handhaving. Natuurlijk hopen we dat het maken en communiceren van beleid voldoende is. Mocht dat niet zo zijn, wie gaat dan handhaven? Vraagt u dit van uw kantoorgebruikers zelf? Van lijnmanagers? Van de facilitaire afdeling? Beveiligingspersoneel? Houdt er hierbij rekening mee, dat niet iedereen die zich onveilig voelt ook zo mondig is om hier iets van te zeggen of mee te doen. Daarom is het verstandig om een meldpunt in te richten en ook de vertrouwenspersoon in te schakelen om drempels te verlagen. Communiceer regelmatig hoe het gaat met het volgen van het beleid, om het onderwerp actueel te houden.

Maar goed, wat voor soort maatregelen kunt u treffen en wat staat er dan in dat beleid? We hopen dat u iets heeft aan onderstaande inspiratie.

Voorkomen

Besmetting op kantoor zoveel mogelijk voorkomen:

  • Navolgen richtlijnen Rijksoverheid zoals thuisblijven, 1,5 meter afstand, bijeenkomsten, handen wassen, niesen in elleboog, gebruik papieren zakdoekjes, enz;
  • Temperatuur kantoorgebruikers meten bij binnenkomst om mogelijk zieke mensen op te vangen;
  • Spreiden werktijden of ploegendiensten om drukte op kantoor te verminderen;
  • Voorkomen dat veel mensen dezelfde vlakken aanraken, voorbeelden:
    • Veelgebruikte deuren zo mogelijk automatisch maken of open houden;
    • Verlichting schakelen op beweging of aan laten staan;
    • Verwijderen gedeelde pennen (bijv. bij intekenlijsten);
    • Persoonlijke drinkfles van huis meenemen.
  • Maximaliseren en bewaken aantal gelijktijdige kantoorgebruikers:

Werkplekken

Voor werkplekken zijn er ruwweg 2 strategieën. Voor beiden geldt:

  • Er zijn veel minder werkplekken (ca de helft!) tegelijkertijd beschikbaar i.v.m. de richtlijn van 1,5 meter afstand houden; Teken maar eens in een plattegrond, welke werkplekken dan tegelijkertijd bruikbaar zijn;
  • Om de capaciteit van bruikbare plekken te verhogen kunt u werkplekken fysiek verschuiven of schermen tussen werkplekken plaatsen; Schermen vragen echter investeringen en zeker in geval van plastic zijn ze niet heel duurzaam; Volgens Colliers zijn blokken van 4 werkplekken het gunstigst om de afstand te garanderen en de beschikbare ruimte te optimaliseren. Bovendien weten we ook nog niet hoe tijdelijk deze maatregelen zijn; Verruimen openingstijden van het gebouw, betekent ook meer capaciteit aan beschikbare werkplek uren;
  • Let op bereikbaarheid van plekken en faciliteiten voor werkplekgebruikers zonder binnen 1,5 meter te komen van andere kantoorgebruikers:
    • Looproutes met eenrichtingsverkeer en liefst een rondgang in grotere ruimten, aangegeven met (afgedrukte) verkeersborden of vloerstickers met pijlen;
    • Voorkom doodlopende rijen werkplekken, zodat andere kantoorgebruikers niet hoeven op te staan, bij komen en verlaten werkplekken door anderen;

Het is zaak de voor- en nadelen van onderstaande strategieën af te wegen. Welke past het beste bij uw organisatie?

Strategie 1: Gedeelde werkplekken

Bij deze strategie gebruiken meerdere personen dezelfde werkplekken. Dit levert gemak en flexibiliteit voor kantoorgebruikers. Maatregelen:

  • Aangeven welke werkplekken niet gebruikt mogen worden en welke wel, na doet-het-zelf schoonmaak; Indicatie bijvoorbeeld met een sticker op het bureaublad;
  • Verwijderen vaste toetsenborden, muizen, touch pads e.d. daar deze veel aangeraakt worden en moeilijk te reinigen zijn;
  • Desinfecterend schoonmaakmiddel en wegwerpdoekjes ter beschikking stellen op alle afdelingen met een instructieposter. Zodat gebruikers voor gebruik zelf stoelleuningen, -knoppen, bureaublad, monitorknop, monitorconnector e.d. schoonmaken;
  • Of verstrekken wegwerp placemets, zoals bij het 6-feet office van Cushman & Wakefield;
  • Overwegen werkplekken boekbaar te maken, voor de zekerheid van een plek;

Strategie 2: Vaste werkplekken

Bij deze strategie wordt gewerkt op persoonlijke werkplekken. Deze strategie minimaliseert het aanraken van werkplekken door meerdere personen. Qua logistiek is dit een grote uitdaging. Maatregelen:

  • Aangeven op alle werkplekken welke tegelijkertijd gebruikt mogen worden, bijvoorbeeld met gekleurde stickers (‘vandaag alleen groene werkplekken gebruiken’);
  • Werken in ploegendiensten op basis van tegelijkertijd bruikbare werkplekken, inclusief goede communicatie daarover.

Spreekkkamers

Voor spreekkamers geldt ze alleen te gebruiken als het per sé nodig is voor continuering van het werk en niet anders kan. Maatregelen:

  • Aantal stoelen terugbrengen tot maximaal het aantal wat past bij het houden aan de 1,5 meter afstand richtlijn voor die specifieke ruimte;
  • Desinfecterend schoonmaakmiddel en wegwerpdoekjes ter beschikking stellen per ruimte met een instructieposter; Zodat gebruikers zelf de raakvlakken, zoals stoelleuningen, tafelblad en bijvoorbeeld afstandbedieningen of knoppen van displays reinigen;
  • Verwijderen stiften whiteboards e.d;
  • Eventuele dranken laten halen en inschenken door 1 persoon;

Bedrijfsrestaurant / kantine

Sluit deze voor ontmoeten/eten, totdat ook de rest van de horeca weer open gaat. Pas hier dan dezelfde richtlijnen toe die ook voor de horeca gelden. Wellicht is het wel mogelijk om tijdelijk werkplekken in te richten in deze ruimte, om zo een deel van de niet beschikbare werkplekken terug te krijgen.

Als het weer open kan, denk dan aan maatregelen als:

  • Lunch in shifts;
  • Geen zelfbediening meer;
  • Lunch bestelbaar maken en laten afleveren aan de werkplek om contacten te minimaliseren.

Knelpunten

Knelpunten zijn het lastigste op te lossen. Mogelijk zijn deze bepalend voor het aantal mensen dat u tegelijkertijd veilig in uw kantoor kunt laten werken. Hieronder de belangrijkste knelpunten en mogelijke maatregelen om hiermee om te gaan.

Trappen en smalle gangen

  • Zo mogelijk éénrichtingsverkeer doorvoeren met verkeersborden of vloerstickers met pijlen; Bijvoorbeeld via het gewone trappenhuis alleen omhoog en omlaag via het noodtrappenhuis. Let op! Toets wel of dit kan en mag, bij het maken van de RI&E;
  • Indien niet mogelijk, zorgen voor overzicht en waarschuwingssignalering voor ‘één voor één’-gebruik en elkaar de ruimte geven. Waar nodig, ook afstandstape op de grond voor mogelijke rijvorming;

Liften

  • Gebruik minimaliseren:
    • Alleen te gebruiken door personen die niet anders kunnen;
    • Max aantal personen in liftcabine volgens 1,5 meter afstand richtlijn (in bijna alle gevallen 1!);
    • Lijnen op vloer voor afstand houden bij rijvorming liften en poster met reminder beleid;
  • Bij hoge gebouwen:
    • Gespreid starten werk om spits te voorkomen;
    • Aantal per lift te bereiken verdiepingen verminderen, rest per trap (bijv: 0, 5, 10, 15, …);
    • Wegnemen redenen voor kantoorgebruikers om tussentijds de lift te nemen;
    • Gebouw vullen van onder naar boven (alleen bij werkplekstrategie met gedeelde werkplekken);

Drankautomaten

  • Ontlasten automaten door kannen koffie / heet water en flesjes water te verspreiden rond de automaat en/of op afdelingen;
  • Periodiek dranken laten rondbrengen / inschenken door klein aantal personen;

Toiletten

  • Toiletten genderneutraal maken, zodat de capaciteit beter benut kan worden;
  • Signalering, zichtbaar van buiten toiletruimte, bij bereiken maximale bezetting om te voorkomen dat er te veel mensen in de ruimte komen (bij;
  • Desinfecterend schoonmaakmiddel en wegwerpdoekjes ter beschikking stellen in toiletruimte met een instructieposter; Zodat gebruikers vooraf zelf de raakpunten zoals deurklinken, toiletbediening, kraan en vuilnisbak reinigen en het toilet doorspoelen met een gesloten deksel (om aerosolen in het toilet te houden);
  • Alleen papieren handdoekjes voor afdrogen handen;
  • Lijnen op vloer voor afstand houden bij rijvorming toiletten en bord of poster met reminder beleid;

Schoonmaak

  • Stem zinvolle schoonmaakactiviteiten af met professionals en zorg dat ze gedaan worden. Denk aan: extra schoonmaken en ontsmetten van bijvoorbeeld deurklinken, lichtschakelaars, trapleuningen, toiletten, drankautomaten en koffie/theekannen;
  • Per afdeling of verdieping aftekenlijsten met tijdstippen voor extra schoonmaak (zoals gebruikelijk in toiletten).

Installaties

In vele gebouwen zijn ventiltatiesystemen aanwezig, waarbij afvoerlucht en toevoerlucht (indirect) met elkaar in contact komen. Dit is het geval bij installaties met warmtewielen of vormen van luchtrecirculatie. Het is nog niet duidelijk of dit het besmettingsrisico verhoogt. Houdt berichtgeving hierover in de gaten en neem bij twijfel contact op met het bedrijf wat uw installaties beheert en onderhoudt.

Maatregelen waaraan u kunt denken, zoals aangegeven door TVVL:

  • Controle droge vloerputten, watersloten en sifons en zorgen voor water in de sifons;
  • Meer ventileren (instelling);
  • Bevochtiging in luchtbehandeling uitzetten (instelling);
  • Uitzetten warmtewielen (instelling);
  • Uitzetten recirculatie (instelling);
  • Toepassen spuiventilatie als de installaties onvoldoende capaciteit hebben (ramen openen);

Nuttige links

Algemene hygienerichtlijnen RIVM (ook voor kantoren)

Maatregelen Rijksoverheid tegen verspreiding coronavirus

Aangescherpte maatregelen Rijksoverheid om het coronavirus onder controle te krijgen

Leidraad Rijksvastgoedbedrijf gebouwen en techniek

NEN-spec 2:2020: Ergonomische eisen voor de oppervlakte en inrichting van kantoorwerkplekken in het kader van de COVID-19-maatregelen

Coronaprotocollen

Totaalconcept om veilig en gezond weer terug te gaan naar een gecertificeerd kantoor

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *