Management Portal:

Management informatie en wat u ermee kunt

De Management Portal is onderdeel van zowel Officelynq SPACE als Officelynq WORKX. Deze is bedoeld voor het verwerken van data tot management informatie en voor applicatiebeheer. Hier gaan we in op management informatie en wat u daarmee kunt doen.

Data

De basis betreft data, verzameld van sensoren op werkplekken en/of spreekkamers (=assets), en indien van toepassing verzameld uit synchronisatie van agenda’s daarvan.

Alleen bij Officelynq WORKX kan daar nog anonieme data bijkomen uit het gebruik van Officelynq App. Hieruit kan data verzameld worden over ingestelde voorkeursfaciliteiten, aantallen queries, waarnaar wordt gezocht en wanneer.

Gewenste doorsnede en periode

U bepaalt zelf van welke assets u de managementinformatie maakt. Dit is nodig om het systeem te kunnen gebruiken als analyse-tool. U kunt de selectie doen op basis van filters voor:

  • locatie, bijv.: gebouw, bouwdeel, verdieping, ruimte;
  • faciliteiten, bijv.: 2 monitors, zit/sta bureau, flipover, nabij toilet, muur display;
  • types, bijv.: bureau, concentratieplek, spreekkamer, coupé, maar ook vaste plekken, flexplekken en plekken in bepaalde vlekken/ankerzones, etc.

Verder bepaalt u ook over welke periode u de informatie wilt zien en hoe dat wordt weergegeven: per dag, week, maand of jaar. Deze selecties maakt u in de 4 vakken, zichtbaar bovenin de screenshots hieronder.

Soorten management informatie

Voorlopig geven we 2 soorten management informatie:

  • Bezettingsgraad;
  • Boekingen.
Bezettingsgraad

Deze is gedefinieerd als: periode gebruikt / periode beschikbaar.

Er zijn 2 soorten dashboards voor bezettingsgraad, een voor diversen en een voor de top hoogsten en laagsten. Hieronder treft u 2 voorbeelden* aan.

Dit kan o.a. gebruikt worden voor:

  • Bepalen hoeveel assets u echt gebruikt en hoe dit verloopt in de tijd, inclusief piekgebruik;
  • Vergelijken bezettingsgraden van locaties, bijv. van verschillende gebouwen, van de verdiepingen van een gebouw, etc.;
  • Vergelijken bezettingsgraden van types assets, bijv. per vlek/ankerzone hoe verschillende afdelingen hun plekken gebruiken;
  • Vergelijken bezettingsgraden faciliteiten, bijv. wat zijn de bezettingsgraden van zit-sta bureau’s en gewone in hoogte verstelbare bureau’s;
  • Bepalen meest en minst gebruikte assets;

Wat dit bijvoorbeeld oplevert:

  • Inzicht in en bewustwording van gebouwgebruik;
  • Draagvlak binnen de organisatie om het anders te doen en bijvoorbeeld meer werkplekken gedeeld te maken;
  • De mogelijkheid om data-gedreven experimenten te doen, u doet bijv. een challenge met kantoorgebruikers voor piekspreiding en meet het effect;
  • Voorkomen interne discussies tussen huisvestings- en lijnverantwoordelijken en vergemakkelijken van beslissingen over huisvesting;
  • Mogelijk kunt u ruimte en kosten besparen, omdat u minder werkplekken nodig heeft, of kunt u groeien binnen uw bestaande muren en heeft u dus minder m2 nodig per FTE;
  • Faciliteiten die optimaal aansluiten bij de vraag, daar u weet waar behoefte aan is;
  • Plaats maken voor assets met veel vraag door weinig gebruikte assets te verwijderen, bijv. op plaats minst gebruikte werkplekken, veelgebruikte spreekkamers of coupé’s plaatsen;
  • Tactische keuzen, zoals beslissen om veelgebruikte schaarse assets boekbaar te maken.
Example occupancy dashboard 1
Example occupancy dashboard 2
Boekingen

Deze informatie wordt alleen getoond voor boekbare assets. De informatie presenteert het verband tussen boekingen en het werkelijke gebruik.

Dit is alleen zinvol als Officelynq kan synchroniseren met de bron-agenda’s van deze boekbare assets. Bij Officelynq WORKX kan men hiervoor gebruik maken van de agenda’s in ons systeem. Dan kunnen gebruikers alleen met Officelynq App boeken en annuleren. Als de bron-agenda’s in een ander systeem zitten, kunnen we daarmee synchroniseren. Momenteel ondersteunen we synchronisatie met MS Calendar. Gebruikt u een ander systeem? Vraag dan naar de mogelijkheden.

Er zijn 2 soorten dashboards voor boekingen, een voor diversen en een voor de top hoogsten en laagsten. Hieronder treft u 2 voorbeelden* aan. Bij de top hoogsten en laagsten kunt u kiezen voor representatie-categorieën: aantallen boekingen of uren.

Dit kan o.a. gebruikt worden voor:

  • Bepalen hoeveel boekingen, hoe lang ze zijn en hoe dit verloopt in de tijd;
  • Bepalen no-show (=wel geboekt & niet gebruikt), kan desgewenst automatisch verminderd worden met zowel Officelynq SPACE als Officelynq WORKX;
  • Vergelijken boekingsinfo van locaties, bijv. van verschillende gebouwen of de verdiepingen van een gebouw;
  • Vergelijken boekingsinfo van types assets, bijv. van werkplekken in een grotere stilteruimte en van concentratieruimtes;
  • Vergelijken boekingsinfo faciliteiten (een faciliteit wordt geboekt, met de asset die ze heeft), bijv. vergelijken van boekingsinfo van spreekkamers met een muur display met dat van spreekkamers zonder een presentatie-faciliteit;

Wat dit bijvoorbeeld oplevert:

  • Inzicht en bewustwording van gebruik van boekbare assets;
  • Draagvlak binnen de organisatie om het anders te doen, bijv. verkorten van periode dat men tevoren een ruimte kan boeken om no-show te verminderen;
  • De mogelijkheid om data-gedreven experimenten te doen, u doet bijv. een challenge met kantoorgebruikers voor verminderen no-show en meet het effect;
  • Overbodig maken van uitbreidingen van bijv. het aantal spreekkamers, door ze beter te gebruiken;
  • Voorkomen interne discussies tussen huisvestings- en lijnverantwoordelijken en vergemakkelijken van beslissingen over huisvesting;
  • Faciliteiten die optimaal aansluiten bij de vraag.
Example bookings dashboard 1
Example occupancy dashboard 2

*getoonde voorbeelden zijn indicatief bedoeld en afhankelijk van productontwikkeling.