image_print

Privacy beleid 27-03-2019

Samenvatting

Dit Privacybeleid beschrijft de gegevens die we in onze toepassingen gebruiken, waarvoor we ze gebruiken en hoe u ze kunt bekijken, bewerken en verwijderen. Het geeft ook aan wat we met cookies doen en hoe en waar u uw klachten in kunt dienen. Kort gezegd: we gebruiken alleen de gegevens die echt nodig zijn voor onze diensten aan u, zijn er volledig transparant over, bewaren ze veilig en delen ze niet met anderen.

Inleiding

Wanneer u onze Applicaties gebruikt, vertrouwt u of de Officelynq contracthouder (meestal uw werkgever) ons met bepaalde Persoonsgegevens. Het is onze hoogste prioriteit om uw gegevens veilig te bewaren.

Definities
  • Applicaties: De hardware of softwaretools waarmee de persoonlijke gegevens van de gebruiker worden verzameld. Dit zijn:
    • Officelynq App: Persoonlijke assistent voor kantoorgebruikers om collega’s te vinden en werkplekken en vergaderruimten te vinden en te boeken;
    • Officelynq Management Portal: Webapplicatie voor Officelynq contracthouders, om anonieme managementinformatie over hun faciliteiten te krijgen, om faciliteiten, app-gebruikers en instellingen te beheren en om ondersteuning te krijgen;
    • Officelynq Manager App: app gebruikt bij sensor inbedrijfstelling en beheer;
    • Officelynq website: Officelynq’s commerciele website.
  • Cookies: Kleine tekstbestanden die zijn opgeslagen op uw browser of apparaat door websites, apps, online media en advertenties.
  • Verwerkingsverantwoordelijke: De natuurlijke persoon, rechtspersoon, openbaar bestuur of een andere instantie, vereniging of organisatie, met het recht, om alleen of gezamenlijk met een andere Verwerkingsverantwoordelijke, beslissingen te nemen met betrekking tot de doeleinden en de methoden voor de verwerking van Persoonsgegevens en de gebruikte middelen, inclusief de veiligheidsmaatregelen met betrekking tot de werking en het gebruik van de Applicatie. De Verwerkingsverantwoordelijke is, tenzij anders aangegeven, verantwoordelijk voor de Applicatie:
    • Officelynq app: Officelynq’s contracthouder;
    • Officelynq Management Portal: Officelynq’s contracthouder;
    • Officelynq website: Officelynq B.V.
    • Officelynq Manager App: Officelynq’s contracthouder.
  • Verwerker: De natuurlijke persoon, rechtspersoon, openbaar bestuur of enige andere instantie, vereniging of organisatie die door de Verwerkingsverantwoordelijke voor gegevensverwerking is gemachtigd om de Persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met dit Privacybeleid.
    • Officelynq app: Officelynq B.V.;
    • Officelynq Management Portal: Officelynq B.V.;
    • Officelynq website: Officelynq B.V.;
    • Officelynq Manager App: Officelynq B.V.
  • Datasubject: De natuurlijke persoon naar wie de Persoonsgegevens verwijzen.
  • Persoonsgegevens (of Gegevens): Alle informatie betreffende een natuurlijke persoon, een rechtspersoon, een instelling of een vereniging, die zelfs indirect is of kan worden geïdentificeerd op basis van andere informatie, waaronder een persoonlijk identificatienummer.
  • Gebruiksgegevens: Informatie die automatisch wordt verzameld vanuit de Applicatie (of diensten van derden die worden gebruikt in de Applicatie), waaronder: de IP-adressen of domeinnamen van de computers die worden gebruikt door de Gebruikers die de Toepassing gebruiken, de URI-adressen (Uniform Resource Identifier), de tijd van de aanvraag, de methode die wordt gebruikt om de aanvraag in te dienen bij de server, de omvang van het bestand dat wordt ontvangen als reactie, de numerieke code die de status van het antwoord van de server aangeeft (succesvolle uitkomst, fout, enz.), het land van herkomst, de functies van de browser en het door de gebruiker gebruikte besturingssysteem, de verschillende tijddetails per bezoek (bijv. de tijd die aan elke pagina in de toepassing is besteed) en de details over het pad gevolgd binnen de toepassing met speciale verwijzing naar de reeks pagina’s bezocht en andere parameters over het besturingssysteem van het apparaat en / of de IT-omgeving van de gebruiker.
  • Gebruiker: De persoon die de Applicatie gebruikt.
Gegevens en wat we ermee doen

Officelynq slaat Gebruiker’s Gegevens op in beveiligde databases, waar de gegevens ook blijven. We beloven Gebruikers Persoonsgegevens niet aan derden te verstrekken, bijvoorbeeld voor commerciële doeleinden. Om Gebruikers van onze diensten te kunnen voorzien, hebben we informatie nodig. In de onderstaande tabellen kunt u lezen wat we nodig hebben en waarvoor we het gebruiken.

 

Wat we willen weten over Gebruikers, zodat ze Officelynq App kunnen gebruiken
Voorna(a)m(en) en achternaam1 Om in Gebruikers persoonlijke gebruikersprofiel te plaatsen en om onder zijn/haar profielfoto in de app te plaatsen, die kan worden bekeken en gezocht door andere Gebruikers van Officelynq App* en in de Officelynq Management Portal. We gebruiken het ook om Gebruikers beleefd aan te spreken in e-mailberichten.
Functie1 Om in Gebruikers persoonlijke gebruikersprofiel op te nemen, dat kan worden bekeken en gezocht door andere Gebruikers van Officelynq App* en in Officelynq Management Portal.
Afdeling1 Om in Gebruikers persoonlijke gebruikersprofiel op te nemen, dat kan worden bekeken en gezocht door andere Gebruikers van Officelynq App* en in Officelynq Management Portal.
Persoonlijke tekst2 Om in Gebruikers persoonlijke gebruikersprofiel op te nemen, dat kan worden bekeken en gezocht door andere Gebruikers van Officelynq App* en in Officelynq Management Portal. Gebruiker kan dit bijvoorbeeld gebruiken om andere Gebruikers in staat te stellen hem/haar te vinden voor specifieke kennis of expertise.
Telefoonnummer1 Om in Gebruikers persoonlijke gebruikersprofiel op te nemen, dat kan worden bekeken en gezocht door andere gebruikers van Officelynq App* en in Officelynq Management Portal. Voor gebruiksgemak is het klikbaar, dus Gebruiker kan heel gemakkelijk een andere Gebruiker bellen.
E-mail adres1 Als een zeer eenvoudig te onthouden inlognaam. Wordt in Gebruikers persoonlijke gebruikersprofiel geplaatst, dat kan worden bekeken en gezocht door andere Gebruikers van Officelynq App* en in Officelynq Management Portal. Voor gebruiksgemak is het klikbaar, dus Gebruiker kan heel eenvoudig een andere Gebruiker e-mailen. Verder wordt het gebruikt voor communicatie tussen Gebruiker en de applicatiebeheerder voor ondersteuning, misbruik of meldingen over de app en de bijbehorende functies. Wordt verder gebruikt als identificatie voor toegangsrechten.
Profielfoto2 Onderdeel van Gebruikers persoonlijke gebruikersprofiel en kan worden gebruikt om Gebruiker visueel te identificeren. Kan worden bekeken door andere gebruikers van Officelynq App* en Officelynq Management Portal.
Device-ID Dit is een ID van Gebruikers mobiele apparaat dat we gebruiken om zijn/haar apparaat aan Gebruiker te koppelen, en daarmee aan Gebruikers locatie in een gebouw dat is uitgerust met een Officelynq-sensornetwerk.
Device besturingssysteem en versie Dit betreft het besturingssysteem wat op Gebruikers device is geinstalleerd en de versie daarvan. Dit wordt gebruikt om de werking van de app te optimaliseren.
Werkplek en spreekkamer voorkeurtype en -faciliteiten2 Deze worden gebruikt als standaardfilters om Gebruiker zinvolle filterresultaten te tonen bij het zoeken naar werkplekken en spreekkamers in Oficelynq App, voor Gebruikers gemak. Daarnaast worden ze voor optimalisatiedoeleinden, anoniem gebruikt om te analyseren hoe geliefd types en faciliteiten zijn.
ECO-mode2 Wordt gebruikt om Gebruikers voorkeur voor nabije bedrijfsmiddelen of ecologischer gebruik van het gebouw te bepalen (gebruik van lagere verdiepingen, om energie en schoonmaakkosten te besparen). Gebruikt in filterresultaten in de mobiele app. Ook anoniem gebruikt voor analyse van het gebruik van Officelynq-apps.
Privacy instellingen2 Wanneer de tijdelijke instelling van de Privacy Mode (dashboard) is ingeschakeld, is de functionaliteit van Officelynq App beperkt en kan niemand de locatie van de Gebruiker zien. Gebruikers die hun locatie permanent niet willen delen, kunnen ‘Locatie Delen (Privacy)’ (Menu / Instellingen) permanent uitschakelen. Gebruikers kunnen alleen locaties van anderen gebruiken (die hun locatie delen), wanneer zij hun eigen locatie zelf delen. Instellingen worden niet met anderen gedeeld, en wel anoniem gebruikt voor analyse van het gebruik van Officelynq App.
Office buddies2 Dit zijn personen waar de Gebruiker graag bij zit (collega / profielen). Gebruikt om filterresultaten en hun volgorde te bepalen, voor collega’s of werkplekken. Wordt ook gebruikt om uw nabije office buddies op werkplekken te laten zien in uw filterresultaten voor werkplekken.
Personen waarmee locatie niet gedeeld wordt2 Dit zijn personen waarmee Gebruiker via de app niet zijn/haar locatie wil delen, terwijl Gebruiker nog wel locaties van anderen kan zien. Gebruikt om filterresultaten te bepalen, voor collega’s en werkplekken. Wordt ook gebruikt om Gebruikers locatie niet weer te geven in de app van andere gebruikers, waarvan Gebruiker heeft aangegeven dat ze tot deze categorie behoren.
Boekingen We synchroniseren Gebruikers persoonlijke agenda gekoppeld aan zijn/haar email adres en de agenda’s van boekbare werkplekken en spreekkamers, met de boekingen in de app. We gebruiken deze informatie om Gebruikers boekingen te laten zien in de app, aan Gebruiker zelf en aan andere Gebruikers. Ook gebruiken we boekingen van Gebruiker om zijn/haar locatie aan de geboekte werkplek of spreekkamer te koppelen, zodat andere Gebruikers Gebruiker kunnen vinden als Gebruiker zijn/haar locatie deelt. Ook herinneren wij Gebruiker eraan om in specifieke gevallen boekingen te verwijderen om zo plaats te maken voor anderen.
Claim Met de app kan Gebruiker (automatisch) een niet boekbare werkplek of spreekkamer op locatie claimen. Wij gebruiken deze informatie om de werkplek of spreekkamer langer bezet te houden in de app als Gebruiker de werkplek of spreekkamer tijdens de claimperiode verlaat en om aan andere Gebruikers anoniem weer te geven dat een werkplek of spreekkamer is geclaimd door een ander. Daarnaast koppelen wij Gebruikers locatie aan de claim, zodat andere Gebruikers Gebruiker kunnen vinden (alleen bij locatie delen), en tonen we Gebruiker zelf zijn / haar claim in de app, gedurende de claimperiode.
Gebruikers locatie (in het gebouw) Door Gebruikers GPS-coördinaten te gebruiken, weten we via geofencing wanneer Gebruiker een gebouw met een Officelynq sensornetwerk betreedt of verlaat, als Gebruiker onze app gebruikt (op scherm / achtergrond). Het betreden/verlaten wordt gebruikt om Gebruikers locatie aan het gebouw te koppelen/ontkoppelen. Het verlaten wordt verder gebruikt om Gebruiker eraan te herinneren om lopende boekingen of claim te beindigen, zodat faciliteiten voor anderen beschikbaar worden. In gebouwen die zijn uitgerust met een Officelynq sensornetwerk, weten we Gebruikers locatie, wanneer Gebruiker onze mobiele app gebruikt (op scherm / achtergrond). We gebruiken dit om Gebruikers locatie te laten zien in de app aan andere Gebruikers en aan Gebruiker zelf. We tonen anderen alleen Gebruikers locatie wanneer Gebruiker zijn/haar locatie deelt (‘Privacy Mode’ UIT en ‘Locatie Delen (Privacy)’ AAN). Bovendien laten we Gebruikers locatie nooit zien aan categorie ‘personen waarmee locatie niet gedeeld wordt’. We slaan Gebruikers locaties in het verleden volledig anoniem op, zodat niemand kan controleren waar Gebruiker zich in het verleden bevond (inclusief wij!). Dit wordt gebruikt voor optimalisatiedoeleinden. Andere Gebruikers kunnen alleen zien waar Gebruiker zich bevindt op het moment dat we Gebruikers locatie tonen. Gebruikers locatie wordt alleen gebruikt om andere Gebruikers in staat te stellen Gebruiker te vinden of een nabijgelegen werkplek te zoeken. Of om Gebruiker te vermijden, wanneer een andere Gebruiker dat wil. Daarom zijn de locatiegegevens op zich niet geschikt voor monitoringdoeleinden met betrekking tot de verblijfplaats van Gebruikers.
Zoek historie Gebruikt om informatie te genereren over naar welke kamer- of werkplekfaciliteiten en -types er meer of minder vraag is. Deze informatie wordt volledig anoniem opgeslagen en kan dus niet worden herleid naar Gebruiker. Met deze informatie kan de Officelynq contracthouder bepalen hoe beter aan de vraag in de kantoorgebouwen te voldoen en Gebruiker beter geoptimaliseerde faciliteiten bieden.
* Alleen door Gebruikers in hetzelfde Officelynq abonnement, waar u ook gebruik van maakt. In de regel is (zijn) dit het (de) abonnement(en) van uw werkgever(s), de Verwerkingsverantwoordelijke(n).
Wat we van Gebruiker willen weten, zodat deze Officelynq Management Portal kan gebruiken
Voornaam en achternaam Om Gebruiker beleefd aan te spreken wanneer deze in- of uitlogd uit Officelynq Management Portal en in e-mailberichten.
E-mail adres Als een zeer eenvoudig te onthouden inlognaam. Wordt verder gebruikt als identificatie voor toegangsrechten.
Profielfoto Gebruikt in Officelynq Management Portal om Gebruiker te laten weten dat deze is ingelogd onder zijn/haar eigen naam.
Password Wordt gebruikt om te identificeren dat het Gebruiker is, wanneer deze inlogt.
Opgeslagen filters Hiermee kan Gebruiker persoonlijke filters opslaan, zodat deze ze later gemakkelijk weer kan gebruiken.
Wat we van Gebruiker willen weten wanneer deze Officelynq Website gebruikt
Gebruikers naam, E-mail adres, website Wordt gebruikt voor het beheren van contacten en het verzenden van persoonlijke berichten, alleen als Gebruiker ons een e-mail stuurt, bijvoorbeeld met een van de knoppen op onze website of als Gebruiker het indient via het contactformulier of via een reactie op een bericht op onze website. Wordt ook gebruikt om Gebruiker te identificeren en om Gebruikers ingevoerde informatie aan hem/haar te koppelen, zodat we hem/haar deze informatie kunnen laten bekijken, bewerken, verwijderen en downloaden.
Inhoud of bestanden die u indient Als u ervoor kiest om op een bericht te reageren of enige vorm van informatie op onze website in te dienen. Als u op een bericht reageert kan uw inhoud ook zichtbaar worden voor andere bezoekers van onze website.
Wat we van Gebruiker willen weten wanneer deze de Officelynq Manager-app gebruikt
E-mail adres Als een zeer eenvoudig te onthouden inlognaam. Verder wordt het gebruikt voor communicatie met Gebruiker voor ondersteuning, misbruik of meldingen over de Officelynq Manager App en de bijbehorende functies. Wordt verder gebruikt als identificatie voor toegangsrechten.
Wachtwoord Wordt gebruikt om te identificeren dat het Gebruiker is, wanneer deze inlogt.
Bekijken, wijzigen en verwijderen van gegevens

Officelynq bewaart Gebruikers informatie zolang Gebruikers gebruikersprofiel actief blijft en maximaal 2 weken na verwijdering van het gebruikersprofiel. Onder voorbehoud van toepasselijke wetgeving, kan Officelynq informatie bewaren na verwijdering van het gebruikersprofiel:

  • Als er een onopgeloste kwestie met betrekking tot Gebruikers account is, zoals een onopgeloste claim of een geschil;
  • Als we volgens de toepasselijke wetgeving verplicht zijn; en / of in geaggregeerde en / of geanonimiseerde vorm.
  • Officelynq kan ook bepaalde informatie bewaren indien nodig voor zijn legitieme zakelijke belangen, zoals fraudepreventie en het verbeteren van de veiligheid en beveiliging van gebruikers.

Als u inzicht wilt in uw Persoonsgegevens, of Gegevens wilt wijzigen of verwijderen in Officelynq, kunt u dit als volgt doen:

  • Voor Officelynq App:
    • Gegevens gemarkeerd met 1 hierboven, wordt geleverd door de Verwerkingsverantwoordelijke, die als enige deze Gegevens kan wijzigen of verwijderen via Officelynq Management Portal. Als Gebruiker deze gegevens wil wijzigen of verwijderen, neem dan contact op met de Verwerkingsverantwoordelijke. Gebruiker kan deze Gegevens bekijken in Officelynq App in Gebruikers persoonlijke gebruiksprofiel.
    • Gegevens gemarkeerd met 2 hierboven, worden door Gebruiker geleverd in Officelynq App. Gebruiker kan ze bekijken en aanpassen in Gebruikers instellingen en persoonlijke profiel in Officelynq App.
    • Gebruikers device ID, besturingssysteem en versie kan niet bekeken worden in Officelynq App of Officelynq Management Portal. Als de Verwerkingsverantwoordelijke Gebruikers account verwijdert, wordt deze informatie ook gewist.
    • Boekingen zijn inzichtelijk onder Mijn Boekingen in de app, van waar Gebruiker ze ook kan verwijderen. Wijzigen via de app kan door de boeking te verwijderen en dan opnieuw een aangepaste boeking te maken. Bekijken/wijzigen/verwijderen kan ook via Gebruikers agenda (niet in app).
    • Claim (indien Gebruiker een lopende heeft) is zichtbaar in het thuis scherm van de app. Desgewenst kan Gebruiker deze claim ook in de app verwijderen. Zodra de claim is afgelopen, wordt deze automatisch volledig anoniem opgeslagen (niet herleidbaar naar Gebruiker).
    • Gebruikers eigen locatie (in het gebouw) kan bekeken worden in Officelynq App. Als Gebruiker tijdelijk zijn/haar locatie geheim wil houden, zet dan de Officelynq App in ‘Privacy Mode’ in het thuis scherm. Als Gebruiker wil dat we nooit zijn/haar locatie prijsgeven, zet dan ‘Locatie Delen (Privacy)’ uit in Officelynq App in menu/instellingen, of verwijder de app van het apparaat.
    • Gebruikers zoekgeschiedenis is volledig anoniem opgeslagen en kan daarom niet met Gebruiker in verband gebracht worden.
  • Voor Officelynq Management Portal:
    • Gebruiker kan zijn/haar voorna(a)m(en), achternaam en e-mailadres bekijken in Officelynq Management Portal. We kunnen Gebruikers wachtwoord niet zien, alleen Gebruiker weet het! Als Gebruiker deze Gegevens wilt wijzigen (behalve het wachtwoord), neemt Gebruiker dit op met de gemachtigde functionaris van de Verwerkingsverantwoordelijke. Die persoon is bevoegd om ons de gewenste mutaties te laten maken. Gebruiker kan zijn/haar wachtwoord zelf wijzigen in de inlogprocedure van Officelynq Management Portal.
    • Gebruikers profielfoto is zichtbaar in Officelynq Management Portal wanneer Gebruiker is ingelogd. Gebruiker kan deze wijzigen in Officelynq App.
    • Gebruiker kan opgeslagen zoekfilters bekijken in Officelynq Management Portal, waar Gebruiker ze ook kan verwijderen of wijzigen.
  • Voor Officelynq website:
    • We slaan om veiligheidsredenen IP-adressen op die betrokken zijn bij aanvallen op onze website;
    • Wanneer Gebruiker ervoor kiest om te reageren op een van onze berichten op de website, slaan we zijn/haar naam, e-mailadres, website, IP-adres en reacties op, die Gebruiker hier kan bekijken, bewerken, verwijderen en downloaden;
    • Verder worden geen persoonlijke gegevens opgeslagen. We kunnen het Gebruiker dus niet laten zien, wijzigen of verwijderen.
  • Voor Officelynq Manager App:
    • Gebruiker kan zijn/haar e-mailadres bekijken in Officelynq Management Portal. We kunnen Gebruikers wachtwoord niet zien, alleen Gebruiker weet het! Als Gebruiker deze gegevens wil wijzigen (behalve het wachtwoord), neemt Gebruiker dit op met de gemachtigde functionaris van de Verwerkingsverantwoordelijke. Die persoon is bevoegd om ons de gewenste mutaties te laten maken. Gebruiker kan zijn/haar wachtwoord zelf wijzigen in de inlogprocedure van Officelynq Management Portal.
Cookies

Officelynq gebruikt Cookies en soortgelijke technologieën op onze website en Officelynq Management Portal voor doeleinden zoals:

  • Gebruikers authenticeren;
  • Onthouden van voorkeuren en instellingen van de Gebruiker;
  • Bepaling van de populariteit van inhoud;
  • Het leveren en meten van de effectiviteit van reclamecampagnes;
  • Het analyseren van siteverkeer en -trends, en algemeen inzicht in het online gedrag en de interesses van mensen die interactie hebben met onze diensten;

We kunnen anderen ook toestaan ​​om namens ons websitebezoek te meten en analyseren, namens ons advertenties op internet te plaatsen en de prestaties van die advertenties bij te houden en hierover te rapporteren. Deze entiteiten kunnen cookies, webbakens, SDK’s en andere technologieën gebruiken om uw apparaat te identificeren wanneer u onze site bezoekt en onze Applicaties gebruikt. Zie ons Cookie beleid voor meer informatie hierover.

 

Klachten en bezwaren

Klachten en bezwaren kunnen worden gericht aan de Verwerkingsverantwoordelijke van de Applicatie waar de klacht of het bezwaar betrekking op heeft (zie Definities), en natuurlijk hebt u het recht om een ​​klacht in te dienen bij de bevoegde instantie (In Nederland: Autoriteit Persoonsgegevens).

 

Geautomatiseerde besluitvorming

Er zijn geen vormen hiervan in onze Applicaties.

 

Contact informatie
Bedrijf Functionaris Gegevensbescherming (FG)
Officelynq B.V.

 

Laan van Ypenburg 88

2497GB ‘s-Gravenhage

info@officelynq.com

KvK: 68497164

Officelynq B.V.

 

Laan van Ypenburg 88

2497GB ‘s-Gravenhage

security@officelynq.com

Q. Li

KvK: 68497164